Aktualności

Jak Develogic porządkuje zarządzanie inwestycjami

Excel przez lata był jednym z podstawowych narzędzi pracy firm deweloperskich i budowlanych. I trudno się temu dziwić. Jest elastyczny, znany pracownikom i pozwala szybko przygotować zestawienie kosztów czy prosty budżet.

Problem zaczyna się wtedy, gdy firma przestaje prowadzić jedną inwestycję, a zaczyna zarządzać kilkoma jednocześnie.

Pojawiają się kolejne arkusze, kolejne wersje plików i kolejne osoby odpowiedzialne za ich aktualizację. Budżet inwestycji jest w jednym miejscu, harmonogram w drugim, faktury trafiają do księgowości, umowy znajdują się na dysku sieciowym, a informacje o sprzedaży mieszkań w osobnym systemie.

W pewnym momencie pojawia się pytanie, które powinno mieć prostą odpowiedź:

„Ile naprawdę kosztuje dziś ta inwestycja i jaki wynik możemy na niej osiągnąć?”

Jeżeli odpowiedź wymaga zebrania danych z kilku plików i systemów, oznacza to, że problemem nie jest już Excel jako taki. Problemem jest sposób, w jaki firma zarządza informacją.

 

Kiedy Excel przestaje wystarczać?

Jedna z rozwijających się firm deweloperskich stanęła przed właśnie takim problemem.

Kilka prowadzonych równolegle inwestycji oznaczało coraz większą liczbę faktur, umów, zamówień, wykonawców i płatności. Informacje były dostępne, ale były rozproszone pomiędzy różnymi działami i narzędziami.

Zarząd miał dostęp do raportów, jednak ich przygotowanie wymagało zebrania i uzgodnienia danych.

Największe problemy dotyczyły:

• kontroli kosztów poszczególnych inwestycji,
• aktualności danych dotyczących budżetu,
• powiązania wydatków z konkretnymi projektami i kontraktami,
• dostępu do umów, faktur i innych dokumentów,
• uzgadniania informacji pomiędzy inwestycjami, sprzedażą i księgowością,
• monitorowania rentowności inwestycji w trakcie jej realizacji.

To szczególnie istotne w branży, w której wynik projektu może zmienić się na długo przed jego zakończeniem. Wyższe koszty wykonawstwa, zmiana cen materiałów, opóźnienia czy wolniejsza sprzedaż lokali bezpośrednio wpływają na końcową marżę.

Jeżeli informacje o tych zmianach pojawiają się dopiero w okresowym raporcie, możliwości reakcji są znacznie mniejsze.

 

Zamiast kolejnych arkuszy – jeden system

W odpowiedzi na te problemy firma zdecydowała się na wdrożenie Develogic – systemu ERP i CRM przeznaczonego dla firm deweloperskich i budowlanych.

Założenie było proste: informacje dotyczące inwestycji powinny być powiązane ze sobą, zamiast funkcjonować w oddzielnych miejscach.

System objął najważniejsze obszary działalności firmy:

• budżetowanie inwestycji,
• planowanie i kontrolę kosztów,
• zakupy,
• kontraktowanie wykonawców,
• obieg dokumentów,
• faktury i rozliczenia,
• sprzedaż i rezerwacje lokali,
• obsługę klientów,
• raportowanie zarządcze.

Dzięki temu informacje dotyczące inwestycji nie muszą być każdorazowo składane z kilku niezależnych źródeł.

 

Co zmieniło się w codziennej pracy?

Koszt inwestycji można sprawdzić bez składania raportu od zera. Wcześniej przygotowanie aktualnego zestawienia wymagało zebrania danych z kilku miejsc. Po wdrożeniu wydatki mogą być powiązane z konkretną inwestycją, etapem prac, kontraktem czy wykonawcą.

Osoba odpowiedzialna za projekt może więc analizować m.in.:

• budżet,
• koszty rzeczywiste,
• wykonanie planu,
• zaangażowane środki,
• przewidywane koszty dalszej realizacji.

To zmienia sposób reagowania na odchylenia.

Zamiast zauważyć problem przy okazji comiesięcznego podsumowania, można wcześniej sprawdzić, skąd wynika wzrost kosztów i podjąć odpowiednie działania.

 

Dokument przestaje być „gdzieś na dysku”

Wraz z kolejnymi inwestycjami rośnie nie tylko liczba kosztów, ale również liczba dokumentów.

Umowa z wykonawcą. Aneks. Zamówienie. Faktura. Protokół odbioru. Kolejna faktura. Kolejny aneks.

Jeżeli każdy dokument trafia do innego folderu, skrzynki mailowej lub segregatora, znalezienie kompletnej historii konkretnego kontraktu zaczyna zajmować coraz więcej czasu.

W Develogic dokumenty mogą być powiązane z inwestycją, kontraktem czy konkretnym procesem.

W praktyce oznacza to, że zamiast zastanawiać się:

„Gdzie zapisaliśmy tę umowę?”

można zacząć od pytania:

„Której inwestycji i którego kontraktu dotyczy?”

To niewielka zmiana w sposobie pracy, ale przy dużej liczbie dokumentów robi znaczącą różnicę.

 

Zarząd nie musi czekać na koniec miesiąca, żeby zobaczyć cały obraz

W firmie deweloperskiej dane dotyczące jednej inwestycji powstają w różnych działach.

Dział inwestycji odpowiada za realizację projektu. Zakupy pracują z wykonawcami i dostawcami. Sprzedaż zajmuje się lokalami i klientami. Księgowość rejestruje dokumenty i rozliczenia.

Jeżeli każdy z tych obszarów korzysta z oddzielnych danych, uzgodnienie informacji staje się dodatkowym procesem.

Po wdrożeniu Develogic poszczególne obszary mogą pracować na wspólnych danych dotyczących inwestycji.

Dzięki temu zarząd może spojrzeć na projekt szerzej – nie tylko przez pryzmat kosztów, ale również sprzedaży, przychodów i przewidywanego wyniku.

 

Rentowność inwestycji można analizować w trakcie jej realizacji

Samo monitorowanie wydatków nie wystarcza.

Dla zarządu kluczowe jest pytanie, jak ponoszone koszty przekładają się na wynik całego przedsięwzięcia.

Develogic pozwala analizować dane dotyczące m.in.:

• przychodów,
• kosztów,
• marży,
• przepływów finansowych,
• sprzedaży lokali.

Pozwala to spojrzeć na inwestycję nie tylko przez pryzmat tego, ile już wydano, ale również tego, jak wygląda jej przewidywany wynik.

To istotna różnica. Decyzje dotyczące kosztów, sprzedaży czy finansowania można podejmować w trakcie realizacji projektu, a nie dopiero wtedy, gdy inwestycja jest już zakończona.

 

Sprzedaż mieszkań w tym samym środowisku

Osobnym wyzwaniem jest sprzedaż.

Przy kilku inwestycjach liczba klientów, zapytań, rezerwacji i umów szybko rośnie. Do tego dochodzą harmonogramy płatności oraz informacje dotyczące konkretnych lokali.

Develogic obejmuje również ten obszar.

Dział sprzedaży może zarządzać m.in.:

• leadami,
• klientami,
• rezerwacjami,
• lokalami,
• harmonogramami płatności,
• umowami deweloperskimi,
• wpłatami klientów.

Historia kontaktu z klientem pozostaje powiązana z konkretną inwestycją i lokalem.

Dzięki temu informacje sprzedażowe nie funkcjonują jako osobny zbiór danych oderwany od pozostałej części projektu.

 

Co firma zyskuje po wdrożeniu?

Najważniejsza zmiana nie polega na tym, że pracownicy przestają otwierać Excela. Excel nadal może być przydatny do analiz czy własnych zestawień. Zmienia się natomiast jego rola.

Nie musi już pełnić funkcji głównego miejsca, w którym firma przechowuje informacje o budżetach, kosztach i stanie inwestycji.

Po wdrożeniu Develogic firma zyskuje przede wszystkim:

• lepszą kontrolę nad kosztami inwestycji,
• szybszy dostęp do aktualnych informacji,
• uporządkowaną dokumentację,
• powiązanie kosztów z inwestycjami i kontraktami,
• sprawniejszą obsługę zakupów i wykonawców,
• lepszą kontrolę sprzedaży lokali,
• możliwość wcześniejszego wykrywania odchyleń,
• większą przejrzystość sytuacji finansowej poszczególnych projektów.

 

Excel nie jest problemem. Problemem jest zarządzanie firmą za pomocą Excela. Warto to podkreślić: Excel nie jest złym narzędziem. Jest świetny do analiz, kalkulacji i tworzenia własnych zestawień.

Trudność pojawia się wtedy, gdy firma próbuje za jego pomocą obsłużyć jednocześnie budżet inwestycji, koszty, dokumentację, zakupy, sprzedaż i raportowanie.

Wtedy pojawiają się typowe problemy:

• kilka wersji tego samego pliku,
• ręczne przepisywanie danych,
• brak informacji, która wersja jest aktualna,
• zależność od wiedzy konkretnych pracowników,
• czasochłonne przygotowywanie raportów,
• trudności z połączeniem danych z różnych działów.

Przy jednej niewielkiej inwestycji można sobie z tym poradzić. Przy kilku projektach realizowanych równolegle taki sposób pracy zaczyna po prostu kosztować firmę zbyt dużo czasu i zwiększa ryzyko błędnych decyzji.

 

Develogic – dane o inwestycji w jednym miejscu

Wdrożenie systemu ERP nie powinno być celem samym w sobie. Dla firmy deweloperskiej ważniejsze jest to, co dzięki niemu można zrobić z informacją o inwestycji.

Develogic łączy w jednym środowisku budżetowanie, koszty, zakupy, kontrakty, dokumenty, sprzedaż i raportowanie.

Dzięki temu zarząd i osoby odpowiedzialne za projekty mogą pracować na spójnych danych, szybciej wychwytywać odchylenia i podejmować decyzje bez konieczności każdorazowego składania obrazu inwestycji z wielu niezależnych źródeł.

Jeżeli w Twojej firmie informacje o inwestycjach nadal są rozproszone pomiędzy Excel, pocztę, foldery i kilka różnych systemów, warto sprawdzić, czy ten model pracy nadal odpowiada skali prowadzonego biznesu.

 

Chcesz zobaczyć, jak Develogic może wyglądać w praktyce? Skontaktuj się z Lider IT i umów prezentację systemu.