KSeF to nie koniec tematu faktur. To dopiero początek prawdziwej zmiany w obiegu dokumentów.
Wystawienie lub odebranie e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur to dopiero pierwszy etap. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się później: kto ma zweryfikować fakturę, kto powinien ją zaakceptować, jak szybko ma trafić do księgowości, z jakim zamówieniem lub dokumentem ją powiązać i jak zachować pełną historię obiegu?
To właśnie na tym etapie firmy mogą zyskać najwięcej dzięki automatyzacji.
KSeF nie rozwiązuje problemu obiegu dokumentów
KSeF odpowiada przede wszystkim na pytanie: gdzie znajduje się faktura i jak ją przekazać lub odebrać w ustandaryzowanej formie?
Obieg dokumentów odpowiada natomiast na zupełnie inne pytania:
- kto ma sprawdzić fakturę,
- kto ma ją zaakceptować,
- do którego działu lub osoby powinna trafić,
- z jakim zamówieniem, umową lub innym dokumentem ją powiązać,
- kiedy powinna zostać przekazana do księgowości,
- kto i kiedy wykonał poszczególne czynności.
Dlatego samo wdrożenie KSeF nie oznacza jeszcze, że proces obsługi faktur w firmie stanie się automatyczny.
Faktura może trafić do systemu cyfrowo, a mimo to nadal „utknąć” w organizacji – tylko tym razem nie na biurku, lecz w cyfrowym obiegu.
Co zmienia się w praktyce?
Jeszcze niedawno faktura kosztowa mogła przyjść e-mailem lub jako skan. Następnie ktoś ją drukował, przekazywał do odpowiedniej osoby, zbierał podpisy i ostatecznie dostarczał do księgowości.
Przy większej liczbie dokumentów szybko pojawiały się problemy:
- nie było wiadomo, kto aktualnie ma fakturę,
- akceptacja mogła trwać kilka dni,
- dokumenty trafiały do księgowości z opóźnieniem,
- trudno było sprawdzić historię akceptacji,
- pracownicy tracili czas na ręczne przekazywanie dokumentów,
- rosło ryzyko przeoczenia terminu płatności.
Po wdrożeniu KSeF pierwszy etap tego procesu zostaje zdigitalizowany. Faktura może zostać automatycznie pobrana do firmowego systemu.
Ale automatyczne otrzymanie faktury to jeszcze nie automatyczny obieg.
Jeżeli firma nie ma określonych zasad dotyczących akceptacji i dalszego przetwarzania dokumentów, część problemów pozostaje.
W organizacji otrzymującej setki faktur kosztowych miesięcznie nawet niewielkie opóźnienia w ich akceptacji mogą oznaczać dziesiątki godzin dodatkowej pracy administracyjnej i zwiększać ryzyko opóźnień w płatnościach.
Jak powinien wyglądać obieg dokumentów po KSeF?
Dobrze zaprojektowany proces może wyglądać następująco:
- Faktura trafia do KSeF
Dokument zostaje wystawiony lub odebrany w Krajowym Systemie e-Faktur.
- Faktura jest automatycznie pobierana do firmowego systemu
Dokument trafia do rozwiązania obsługującego obieg dokumentów, np. środowiska opartego na rozwiązaniach Symfonii.
- System kieruje dokument do odpowiedniej osoby
Na podstawie ustalonych reguł faktura może zostać skierowana do konkretnego pracownika, działu, oddziału lub osoby odpowiedzialnej za dany koszt.
- Faktura jest weryfikowana i akceptowana
Osoby odpowiedzialne mogą sprawdzić dokument, dodać opis, komentarz lub załącznik oraz przeprowadzić wymagane etapy akceptacji.
- Dokument zostaje powiązany z innymi informacjami
W zależności od organizacji fakturę można powiązać m.in. z zamówieniem, umową, protokołem odbioru czy innym dokumentem.
- Zatwierdzona faktura trafia do księgowości
Po zakończeniu wymaganej ścieżki dokument może zostać przekazany do dalszego przetwarzania i księgowania.
Dzięki temu każda osoba wie, co ma zrobić, kiedy ma to zrobić i na jakim etapie znajduje się dokument.
Co daje elektroniczny obieg faktur?
Największą korzyścią nie jest samo „przeniesienie papieru do komputera”.
Chodzi przede wszystkim o uporządkowanie całego procesu.
- Mniej ręcznego przekazywania dokumentów
Faktura nie musi być drukowana i przekazywana z biurka na biurko. System może automatycznie skierować ją do odpowiedniej osoby.
- Szybsza akceptacja
Pracownik może otrzymać dokument bezpośrednio w systemie i wykonać swoje zadanie bez konieczności szukania faktury lub oczekiwania na jej przekazanie.
- Pełna kontrola nad dokumentem
W każdej chwili można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się faktura i kto jest odpowiedzialny za kolejny krok.
- Historia działań
Elektroniczny obieg pozwala zachować informacje o tym, kto wykonywał poszczególne czynności związane z dokumentem.
- Mniejsze ryzyko opóźnień
Automatyczne kierowanie dokumentów i określone terminy realizacji poszczególnych etapów pomagają ograniczyć sytuacje, w których faktura przez kilka dni czeka na akceptację.
- Sprawniejsza praca księgowości
Księgowość otrzymuje dokumenty po przejściu wymaganej ścieżki, z odpowiednimi opisami i informacjami potrzebnymi do dalszego przetwarzania.
Obieg dokumentów a KSeF – warto patrzeć na cały proces
Najważniejsza zmiana polega na tym, że firmy nie powinny już patrzeć na fakturę wyłącznie jako na dokument, który trzeba odebrać i zaksięgować.
Faktura jest elementem większego procesu biznesowego.
Może być związana z:
- zakupem,
- zamówieniem,
- umową,
- konkretnym działem,
- projektem,
- kosztami określonego rodzaju,
- akceptacją przełożonego,
- płatnością.
Dlatego warto zaprojektować proces od momentu pojawienia się faktury w KSeF aż do jej zaksięgowania i późniejszego przechowywania.
KSeF dostarcza fakturę. Dobrze zaprojektowany obieg decyduje o tym, co firma zrobi z nią dalej.
Dlaczego warto połączyć KSeF z rozwiązaniami Symfonii?
Dla firm korzystających z ekosystemu Symfonii naturalnym krokiem może być połączenie obsługi KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz systemem finansowo-księgowym.
Rozwiązania takie jak Symfonia KSeF Plus, Symfonia eDokumenty / Obieg Dokumentów oraz Symfonia Finanse i Księgowość mogą wspierać kolejne etapy procesu – od obsługi dokumentu, przez jego weryfikację i akceptację, aż po przekazanie do księgowości.
W praktyce pozwala to budować jeden spójny proces zamiast kilku niezależnych etapów obsługiwanych ręcznie.
Firma może dzięki temu:
- automatyzować obsługę faktur,
- kierować dokumenty do właściwych osób,
- tworzyć własne ścieżki akceptacji,
- dodawać opisy i załączniki,
- łączyć faktury z innymi dokumentami,
- kontrolować status dokumentów,
- zachowywać historię wykonanych działań,
- sprawniej przekazywać zatwierdzone dokumenty do księgowości.
Co ważne, zakres automatyzacji można dopasować do rzeczywistych procesów firmy. Inaczej będzie wyglądał obieg faktur w małej firmie, inaczej w przedsiębiorstwie posiadającym kilka oddziałów, a jeszcze inaczej w organizacji, w której dokumenty muszą przechodzić przez kilka poziomów akceptacji.
Ile można zyskać dzięki automatyzacji?
Warto spojrzeć na obieg dokumentów również przez pryzmat czasu.
Przykładowo, jeżeli firma obsługuje 300 faktur miesięcznie, a dzięki lepiej zaprojektowanemu procesowi udaje się skrócić obsługę każdej faktury średnio o 10 minut, daje to:
300 × 10 minut = 3000 minut, czyli 50 godzin miesięcznie.
To nie oznacza, że każda firma uzyska dokładnie taki wynik. Rzeczywiste oszczędności zależą m.in. od liczby dokumentów, liczby osób uczestniczących w akceptacji, stopnia automatyzacji i obecnego sposobu pracy.
Pokazuje to jednak skalę możliwości.
Nawet niewielkie skrócenie czasu potrzebnego na obsługę pojedynczego dokumentu, pomnożone przez setki faktur miesięcznie, może przełożyć się na dziesiątki godzin odzyskanego czasu w skali miesiąca.
KSeF jako szansa na uporządkowanie procesów
Wdrożenie KSeF warto potraktować nie tylko jako spełnienie nowego obowiązku.
To również dobry moment, aby przyjrzeć się temu, co dzieje się z fakturą po jej otrzymaniu.
Jeżeli dokument nadal jest ręcznie przekazywany między pracownikami, akceptowany w wiadomościach e-mail, drukowany lub przepisywany do kolejnych systemów, sama cyfryzacja faktury nie rozwiązuje problemu.
Dopiero połączenie KSeF z dobrze zaprojektowanym obiegiem dokumentów pozwala wykorzystać pełny potencjał cyfrowego przetwarzania faktur.
Podsumowanie
KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Obieg dokumentów zmienia sposób, w jaki firma z nimi pracuje.
Dlatego warto spojrzeć na proces szerzej – od momentu pojawienia się faktury w KSeF, przez jej weryfikację i akceptację, aż po przekazanie do księgowości.
Dobrze zaprojektowany elektroniczny obieg dokumentów może ograniczyć liczbę ręcznych czynności, przyspieszyć akceptację faktur, zwiększyć kontrolę nad dokumentami i odciążyć pracowników od powtarzalnych zadań.
KSeF nie musi być kolejnym obowiązkiem do obsłużenia. Może stać się początkiem uporządkowania całego procesu obiegu dokumentów w firmie.
Chcesz uporządkować obieg dokumentów po KSeF?
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak powinien wyglądać obieg dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami.
Jako partner Symfonii pomożemy przeanalizować obecny sposób pracy i dobrać rozwiązanie dopasowane do rzeczywistych procesów biznesowych – od obsługi KSeF, przez elektroniczny obieg i akceptację dokumentów, aż po pracę w systemie finansowo-księgowym.
Nie chodzi tylko o to, żeby faktura trafiła do firmy cyfrowo. Chodzi o to, żeby od momentu jej otrzymania cały proces działał sprawnie.