Workflow, który wspomaga zakupy w firmie!
Proste formularze zapotrzebowania
Formularze zapotrzebowania uproszczą składanie dużego zamówienia np. w produkcji lub na budowę.
Ławe kompletowanie zamówień
Zaakceptowane pozycje w zapotrzebowaniach łatwo przekształcisz i zagregujesz do zamówienia.
Szybki proces akceptacji
Łatwo i szybko przeprocesujesz dokumenty uzyskując potrzebne akceptacje i informacje.
Czy znane są Ci te problemy?
Jeśli pracownicy zgłaszają zapotrzebowanie mailowo lub papierowo, z pewnością dobrze znasz te trudności, które się z tym wiążą.
Kilka maili a akceptacja
w innym temacie?
Kompletacja danych jest czasochłonna, kiedy pracownik o zamówieniu powiadamia w jednym mailu, a akceptację na nie otrzymuje w innym.
Nietrafiony zakup,
bo danych było za mało?
Pracownik złożył zapotrzebowanie na konkretny sprzęt, jednak specyfikacja była niewystarczalna i zakupiono towar o podobnych parametrach.!
Ewidencja zapotrzebowania
i zamówień w Excelu?
Aby zapanować nad zakupami w firmie dane gromadzone są w Excelu, który z czasem staje się nieczytelny, ponieważ liczba kolumn i opisów zaczyna zaciemniać widok dokumentu.
Akceptacja na mailu
lub słowna?
Nie zawsze wiadomo, które zapotrzebowanie finalnie trafia do zamówień i zakupu, ponieważ brakuje akceptacji.
Zobacz jak Symfonia eDokumenty organizuje zapotrzebowanie i wspomaga zamówienia zakupów
Szybko konfigurujesz, jeszcze szybciej kupujesz!
Zapotrzebowanie – pierwszy krok do zakupu
Nim dojdzie do zakupu –dokładnie określimy, jakie jest zapotrzebowanie i specyfikacja.
- Cykl życia zapotrzebowania podzielono na: NOWE, OCZEKUJĄCE NA AKCEPTACJĘ, ZAAKCEPTOWANE, W TOKU, ANULOWANE/ODRZUCONE.
- Każdy dodający zapotrzebowanie określa szczegółową specyfikację zakupu ręcznie lub wybierając z bazy produktów.
- Pozycje w zapotrzebowaniu można dodawać pojedynczo lub zbiorczo.
Zamówienie – drugi krok do zakupu
Wszystkie dane w jednym miejscu.
- Proste przekształcenie zapotrzebowania w zamówienie lub odesłanie go do poprawy w razie konieczności.
- Szybka i łatwa weryfikacja zamawianych produktów.
- Dostępność do informacji o tym, czy obieg danego zakupu nadal trwa.
- Informacje o tym, czy zamówienie zrealizowano w całości lub częściowo.
- Dla ułatwienia pracy i wyszukiwania zamówień moduł posiada na wygodne i funkcjonalne zakładki.
Przejrzysty dostęp do specyfikacji i zatwierdzonych zakupów
Już na etapie tworzenia zamówienia możesz przyporządkować je do konkretnego działu, projektu czy linii budżetowej.
- Workflow obiegu akceptacji zapotrzebowania i zamówienia pozwala na zachowanie porządku w obu procesach.
- Oszczędności finansowe wynikające z dostępności do informacji o zakupie produktów.
- Oznaczenie zlecającego i odbierającego produkty.
- Jasna ścieżka zakupowa produktów.
- Pełna kontrola nad ilością zakupionych materiałów i produktów.
Dane, które łatwo wyszukasz
„Szczegóły”, „Historia” i „Powiązania” – pomoc w szybkim otrzymaniu informacji o zapotrzebowaniu i zamówieniu.
- Generowanie nowych dokumentów Zapotrzebowania, gdzie wprowadzamy dane, status dokumentu oraz informacje o kolejnych pozycjach.
- Proste przekształcenie w kilku krokach Zapotrzebowania w Zamówienie.
- Generowanie plików Zamówień z szablonów PDF, RTF.
- Określenie stopnia realizacji zamówienia.
Automatyczna akceptacja faktur zakupu
Zmniejsz liczbę potrzebnych akceptacji przy tych samych zakupach.
- Możliwości powiązania faktur zakupu z zamówieniem.
- Możliwość ustawienia reguły automatycznej akceptacji faktury, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wskazanej kwoty.
- W połączeniu z aplikacją Symfonia eDokumenty Budżety można ustawić automatyczną akceptację faktur zakupu do limitu budżetu projektu.