Co to jest KSeF i do czego służy Krajowy System e-Faktur?
KSeF to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Od 2026 roku większość firm będzie musiała z niego korzystać zamiast tradycyjnych faktur papierowych czy PDF.
Jak to działa?
Zamiast wysyłać fakturę bezpośrednio do klienta (mailem czy pocztą), będziesz przesyłać ją do systemu państwowego. Twój kontrahent automatycznie otrzyma do niej dostęp, podobnie jak urząd skarbowy.
Dlaczego wprowadzają KSeF?
- Dla firm: szybszy zwrot VAT, automatyczna wymiana faktur z kontrahentami, pewność że faktura dotarła
- Dla państwa: lepsza kontrola nad podatkami, walka z oszustami podatkowymi
- Dla wszystkich: większe bezpieczeństwo transakcji, jeden wzór faktury dla wszystkich
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
To specjalny plik komputerowy (XML), który zawiera wszystkie dane z faktury w ustalonym formacie. Nie martw się – odpowiednie programy automatycznie utworzą taki plik za Ciebie!
Czy tylko Polska wprowadza taki system?
Nie! Podobne rozwiązania działają już we Włoszech i Rumunii. Do 2028 roku elektroniczne faktury będą obowiązkowe w całej Unii Europejskiej. To część większego planu modernizacji systemu VAT w Europie.
Od kiedy KSeF wchodzi w życie?
Krajowy System e-Faktur będzie wprowadzany stopniowo – nie wszystkie firmy muszą zacząć z niego korzystać w tym samym czasie.
Oto harmonogram wdrożenia:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy dużych firm, które w 2025 roku zarobiły powyżej 200 milionów złotych
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dołączają wszystkie pozostałe firmy, także te zwolnione z VAT
- Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie również najmniejsze firmy (mikroprzedsiębiorców), których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych. Te firmy mają dodatkowy czas na przygotowanie się do zmian.
Ważne: Jeśli prowadzisz małą działalność i Twoje miesięczne przychody są niższe niż 10 tys. zł, masz prawie rok więcej na dostosowanie się do nowych przepisów!
Co to jest Symfonia KSeF?
Symfonia KSeF to aplikacja, która połączy Twój program do faktur z państwowym systemem e-faktur. Dzięki niej nie musisz zmieniać sposobu pracy – dalej korzystasz ze swojego programu, a Symfonia KSeF zadba o całą komunikację z urzędem.
Co możesz zrobić dzięki Symfonia KSeF?
- Wysyłać faktury do systemu państwowego jednym kliknięciem
- Odbierać faktury od kontrahentów automatycznie
- Przesyłać dodatkowe pliki i załączniki do faktur
- Mieć pewność, że wszystko jest zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów
Najważniejsze: Nie musisz uczyć się obsługi nowego systemu! Symfonia KSeF działa w tle i automatycznie przetwarza Twoje faktury do formatu wymaganego przez urząd.
Przygotuj swoją firmę na obowiązkowe e-faktury już teraz i zyskaj spokój, że wszystko działa jak należy!
W jaki sposób to działa?
Najważniejsze: wszystko robisz w swoim programie Symfonia – nie musisz logować się do strony ministerstwa!
Wysyłanie faktur sprzedaży (faktury, które wystawiasz):
- Tworzysz fakturę normalnie w swoim programie (Symfonia Handel lub Symfonia eBiuro)
- Klikasz „wyślij do KSeF” – program automatycznie przygotuje odpowiedni format i wyśle fakturę do systemu państwowego
- Możesz wysłać jedną fakturę lub kilka naraz
Odbieranie faktur od dostawców (faktury, które otrzymujesz):
- Faktury automatycznie pojawią się w Twoim programie księgowym (Symfonia Finanse i Księgowość) lub handlowym (Symfonia Handel)
- Jeśli w firmie ktoś musi zatwierdzać faktury przed księgowaniem – możesz użyć systemu Symfonia eDokumenty do obiegu dokumentów
- W programie Symfonia eBiuro masz prostszy system zatwierdzania faktur
Dokumenty dostawy towarów:
- Gdy otrzymasz fakturę za towary, program może automatycznie zaktualizować stan magazynu
- System sam utworzy nowe pozycje w magazynie lub doda towary do istniejących
Reasumując, Symfonia KSeF działa jak tłumacz między Twoim programem a systemem państwowym. Ty pracujesz jak zawsze, a aplikacja zajmuje się całą techniczną stroną komunikacji z ministerstwem.
Ile trwa wdrożenie KSeF w firmie?
Przygotowanie firmy do KSeF wymaga czasu – nie da się tego zrobić z dnia na dzień!
Średni czas wdrożenia zależy od wielkości firmy. Małe firmy (do 10 pracowników) potrzebują około 6 tygodni, średnie firmy (10-50 pracowników) – około 11 tygodni, a duże organizacje (ponad 50 pracowników) – nawet 12 tygodni.
Co trzeba zrobić podczas wdrożenia? Przede wszystkim wybrać i kupić odpowiednie oprogramowanie, a następnie skonfigurować je do potrzeb firmy. Konieczne będzie też ustalenie procedur – kto i jak będzie akceptował faktury w nowym systemie. Nie można zapomnieć o przeszkoleniu pracowników z obsługi programu oraz dokładnym przetestowaniu, czy wszystko działa prawidłowo.
Ważna rada: Nie czekaj do ostatniej chwili! Nawet jeśli prowadzisz małą firmę i wydaje Ci się, że 6 tygodni to dużo czasu – lepiej zacząć wcześniej. Dzięki temu unikniesz stresu i będziesz mieć czas na spokojne rozwiązanie ewentualnych problemów. I pamiętaj – to nie tylko instalacja programu – to zmiana sposobu pracy z fakturami w całej firmie!
Z Symfonią Twoja firma jest gotowa na KSeF!
Łatwy start i obsługa
Zacznij korzystać z KSeF bez komplikacji! Nie musisz instalować żadnych nowych programów ani uczyć się obsługi skomplikowanych systemów. Po prostu załóż konto i zarejestruj swoją firmę – to wszystko! Dalej pracujesz jak zawsze, wystawiając faktury w swoim programie. Symfonia KSeF automatycznie zajmie się całą komunikacją z urzędem – Ty nawet tego nie zauważysz.
Bezpieczeństwo
Koniec z błędami i problemami z fakturami! Symfonia KSeF automatycznie sprawdza każdą fakturę przed wysłaniem – jeśli czegoś brakuje lub coś jest źle wypełnione, od razu Cię o tym poinformuje. System pilnuje też, żebyś przypadkiem nie wysłał tej samej faktury dwa razy. Dodatkowo wszystko działa w chmurze, więc zawsze korzystasz z najnowszej, bezpiecznej wersji programu – bez konieczności ręcznych aktualizacji.
Automatyzacja
System pracuje za Ciebie, nawet gdy coś się psuje! Jeśli serwery ministerstwa będą miały awarię (a to się zdarza), Symfonia KSeF automatycznie poczeka i ponowi wysyłkę faktur, gdy wszystko wróci do normy – nie musisz siedzieć przy komputerze i tego pilnować. Dodatkowo wszystkie Twoje faktury, zarówno wystawione jak i otrzymane, znajdziesz w jednym miejscu. Koniec z szukaniem dokumentów w różnych programach czy folderach!
Elastyczność
Zacznij za darmo i płać tylko za to, czego potrzebujesz! Pierwsze 5 faktur w miesiącu masz gratis – idealne rozwiązanie dla małych firm na start. Potrzebujesz więcej? Żaden problem – wybierz pakiet dopasowany do wielkości Twojej firmy. Gdy biznes rośnie, możesz w każdej chwili zwiększyć limit faktur.
Symfonia KSeF działa też z innymi programami. Jeśli w firmie używasz już jakiegoś oprogramowania (np. do magazynu, CRM czy sklepu internetowego), Symfonia KSeF może się z nim połączyć. Twój informatyk lub dostawca oprogramowania wykorzysta do tego specjalne narzędzie (API), które umożliwia współpracę różnych systemów.
Krajowy System e-Faktur to duża zmiana, ale nie musisz przez nią przechodzić sam!
Rozumiemy, że nowe przepisy mogą wydawać się skomplikowane. Dlatego jesteśmy tu, żeby Ci pomóc – krok po kroku przeprowadzimy Twoją firmę przez cały proces wdrożenia. Nasi specjaliści:
- Wytłumaczą wszystko prostym językiem
- Doradzą najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy
- Zainstalują i skonfigurują system Symfonia KSeF
- Przeszkolą Ciebie i Twoich pracowników
- Będą wspierać Cię także po wdrożeniu