Przejdź na wyższy poziom!

Wypróbuj nowoczesne, oszczędne, ekologiczne rozwiązanie, dzięki któremu Twoja firma wejdzie na najwyższy poziom efektywności organizacyjnej.

 

Symfonia Obieg Dokumentów

jest kompleksowym rozwiązaniem optymalizującym obieg dokumentów w każdej organizacji. Rozwiązanie powstało w wyniku kooperacji sage – globalnego producenta oprogramowania dla firm – oraz eDokumenty sp. z o.o. posiadającej piętnastoletnie doświadczenie w dostarczaniu systemów IT do optymalizacji obsługi dokumentów i danych w firmach.

Nowoczesny design

Rozwiązanie chmurowe

Specjalny konfigurator ułatwiający budowę procesu obiegu faktury kosztowej w organizacji

Integracja z Symfonia ERP
oraz Symfonia 50cloud

Wspiera pracę grupową online

 

W Sage Obieg Dokumentów obsłużysz:

  • Obieg faktur kosztowych
  • Korespondencję wychodzącą i przychodzącą
  • Proces archiwizacji dokumentów wielu rodzajów
  • Pracę grupową za pomocą poczty email, dostępu
    do kalendarzy i wspólnych zadań

 

Bezpieczeństwo

Dostawcą serwerów dla rozwiązania Sage Obieg Dokumentów jest Amazon Web Services (AWS), którego serwery zlokalizowane są we Frankfurcie. Gwarantuje to najwyższy stopień bezpieczeństwa przechowywanych i przetwarzanych informacji. Po odpowiedniej konfiguracji tworzenie kopii zapasowej dla przechowywanych danych tworzona jest codziennie. Dzięki temu Twoje dane są zawsze bezpieczne i masz do nich natychmiastowy dostęp bez żadnych opóźnień.

 

Moduły

Poznaj najważniejsze cechy i funkcjonalności Sage Obieg Dokumentów

Obieg dokumentów z funkcją OCR

Dzięki niemu dokonasz nie tylko szybkiego skanowania i OCR, ale także uzyskasz dostęp do indywidualnych widoków przypisanych do poszczególnych ról w procesie akceptacji faktur kosztowych.

Kluczowe funkcjonalności tego modułu:

  • Rejestracja dokumentów – faktury papierowe są skanowane, a wbudowany silnik OCR wspomaga wprowadzenie informacji do systemu. Następnie zostają automatycznie zarejestrowane w elektronicznym dzienniku.
  • Procedura obiegu – pozwala odzwierciedlić nawet skomplikowane procesy i umożliwia wielostopniową akceptację faktury uzależnioną np. od jej wartości.
  • Stworzono usprawnienie wprowadzania kosztów dzięki użyciu schematów księgowych i imporcie kosztów z excela. System umożliwia tworzenie zaawansowanych automatów kosztowych uwzględniających kontrahenta, podział procentowy i kwotowy. Szybkie wprowadzenie kosztów jest możliwe także poprzez zaimportowanie danych z pliku excel.
  • Specjalny widok managerski – zapewnia szybką akceptację faktur przez managerów. System umożliwia wgląd do faktury z poziomu pulpitu użytkownika bez konieczności otwierania dokumentu. Specjalne plakietki podsumowują najważniejsze informacje o fakturze pozwalając na szybkie podjęcie decyzji o akceptacji.

Obsługa korespondencji

Pożegnaj papierowe dzienniki, arkusze kalkulacyjne i foldery sieciowe. Ewidencja korespondencji może być o wiele prostsza!

W systemie dokonasz szybkiej i profesjonalnej ewidencji korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej zgodnie z najlepszymi praktykami obsługi kancelaryjnej.

Rejestrując dokumenty nie musisz po raz kolejny uzupełniać tych samych pól. Korzystaj z systemowych słowników i bazy kontaktów. Wraz z wpisem rejestrowym w systemie Sage Obiegu Dokumentów tworzony jest dokument odpowiedniego typu. Uporządkowana struktura dzienników, mechanizmy filtrów, szukanie po kodzie kreskowym umożliwią odnalezienie wpisu w kilka sekund.

Umowy

Dzięki Sage Obieg Dokumentów połączysz ewidencję z zeskanowanymi treściami umów, które później możesz przejrzeć także za pomocą e-maila.

Zyskujesz:

  • Wygodny i intuicyjny dostęp do wszystkich zawartych umów i aneksów;
  • Możliwość kontrolowania procesów przeglądania, akceptacji i zawierania umów;
  • Dostęp do generatora treści umów i obsługi ich wersji;
  • Aktywne wsparcie uczestników procesu przygotowania i zawierania umów dzięki narzędziom umożliwiającym szybką komunikację;
  • Wsparcie na każdym etapie procesu zawierania umowy poprzez parametryzowanie jego etapów i automatycznych punktów kontrolnych;
  • Automatyczne podpowiedzi i zadania wynikające ze skonfigurowanego procesu;
  • Wygodną ewidencję wszystkich dokumentów i plików związanych z procesem zawierania umowy
  • Automatyczne przypomnienia o terminach ważności umów.

Sprawy

Zapewnia powiązanie ze sobą dokumentów, kontrolę terminowości oraz ich właściwą kategoryzację.

Możesz dokonać organizacji dokumentów na wiele sposobów:

  • Stworzyć elektroniczne koszulki na dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu jako ciąg korespondencji wraz z załącznikami i historią dekretacji i akceptacji;
  • Sprawę w Sage Obieg Dokumentów możesz wykorzystać jako checklistę, np. kiedy przygotowujesz i negocjujesz umowę lub realizujesz zamówienie. W jednym miejscu zbierz listę zadań i dokumentów;
  • Sprawie możesz założyć zakładkę, w której w zależności od procesu biznesowego możesz dodawać pozycje sprawy zakupowej, sprzedażowej etc.;
  • Sage Obieg Dokumentów rejestruje wszystkie czynności realizowane w systemie w kontekście sprawy. Dostęp do jej historii pomoże Ci w szybki sposób odtworzyć przebieg wybranej sprawy;
  • Każda sprawa pozwala ściśle kontrolować, kto ma dostęp do zgromadzonych w niej danych i w jakim zakresie;
  • Każdą sprawę możesz omawiać ze współpracownikami bezpośrednio za pośrednictwem kartoteki.

Delegacje

Rozliczanie delegacji wymaga poświęcenia wielu godzin, zarówno przez personel księgowości, jak i pracowników i ich przełożonych. W Sage Obieg Dokumentów obsłużysz proces delegacji w prosty, intuicyjny, szybki i przyjazny sposób.

System umożliwia nie tylko szybkie wypełnienie wniosku o delegację, ale także upraszcza następujące procesy:

  • Dodawanie polecenia wyjazdu służbowego krajowego;
  • Obsługa wypłat zaliczki w gotówce lub przelewem;
  • Generowanie druku delegacji w formacie .pdf;
  • Wielostopniowy i konfigurowalny schemat akceptacji;
  • Możliwość liczenia diety na podstawie czasu trwania delegacji lub na podstawie przejazdów;
  • Rozliczanie poniesionych koszów: noclegi, przejazdy, upominki.

Poczta email

Każdą wiadomość powiążesz z klientem, sprawą lub projektem. Do obsługi poczty nie potrzebujesz osobnego programu!

Dostęp do wiadomości masz z kartoteki klienta lub sprawy. Dodatkowo aplikacja wspiera nowoczesny protokół IMAP, dzięki czemu synchronizujesz pocztę skonfigurowaną dla różnych użytkowników, na różnych urządzeniach, tworzysz oferty oraz inne dokumenty w projektach i wysyłasz je bezpośrednio z systemu.

Z każdego maila możesz utworzyć zadanie dla siebie lub innych pracowników za pomocą kilku kliknięć. Zadanie będzie mieć określony termin i przypomni o sobie w wyznaczonym czasie. Użytkownicy korzystający z konta współdzielonego zobaczą, kto zajął się wybraną wiadomością. Wysyłając wiadomości, możesz skorzystać z systemowej bazy kontrahentów lub z osobistej książki adresowej. W systemowym kliencie poczty możesz skonfigurować konta dla pojedynczych pracowników lub grup, np. handlowców czy działu wsparcia klienta.

Kalendarz

Dzięki połączeniu terminów z klientami i sprawami nadajesz nowy wymiar swoim planom. Połączenie daty z projektem i klientem sprawia, że wszystkie informacje są spójne i widoczne w innowacyjny sposób.

W systemie możesz dodawać dowolne kalendarze firmowe, np. urlopów, audytów, imprez. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz sali konferencyjnej czy samochodu służbowego, możesz zapoznać się z kalendarzem wybranego zasobu i zarezerwować go, dodając zdarzenie.

Wnioski zakupowe

Sage Obieg Dokumentów daje Ci dodatkowe możliwości dotyczące obsługi zamówień.

W programie możesz:

  • Tworzenie dokumentów zapotrzebowania wraz z procesem akceptacji;
  • Kompletacja zamówień przez dział zakupów;
  • Generowanie zamówienia z szablonu, ścieżka akceptacji, wysyłka do dostawcy;
  • Rozliczanie zamówień z dokumentami faktur zakupu.

 

Za pomocą Sage Obieg Dokumentów:

  • Szybko wprowadzisz dokument kosztowy, prześlesz do obiegu elektronicznego
    w firmie, dokonasz dekretacji kosztów i prześlesz do modułu księgowego Sage.
  • W pełni obsłużysz procesy dokumentacji delegacji krajowych i zagranicznych;
  • Stworzysz firmowe pisma z gotowych szablonów;
  • Wprowadzisz e-maile do archiwum;
  • Obsłużysz zamówienia wewnętrzne, przydzielone zadania i śledzenie realizacji procesów.

 

Dzięki aplikacji Sage Obieg Dokumentów zyskujesz:

Oszczędność czasu

dzięki szybkiemu dostępowi do informacji i dokumentów (umowy, faktury, regulaminy, decyzje);

Oszczędności finansowe

sterty papierowych dokumentów możesz przekształcić w cyfrowe archiwum, co zmniejszy koszty przechowywania.

Skuteczne zapewnienie bezpieczeństwa informacji

Zarządzanie informacją w firmie w jednym systemie

Wygodę pracy

narzędzie obsługuje procesy workflow w mailu;

Przyspieszenie wymiany informacji

pomiędzy działami w firmie

Automatyzację procesów biznesowych

dzięki zapewnieniu ciągłości działań i zadbaniu o ich wykonanie we właściwej kolejności;

Kontrolę

nad wersjami dokumentów i osobami za nie odpowiedzialnymi;